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IT-Compliance: Inkrafttreten des neuen BMF-Schreibens vom 28.11.2019 zu den „GoBD“ zum 01.01.2020

31.01.2020 | IT-Vertragsrecht & Outsourcing

Neue Anforderungen an die IT-Compliance ergeben sich durch das neue BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das neue Anwendungsschreiben tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14.11.2014.

Die GoBD sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Kaufleute nach Handelsrecht und Steuerrecht haben die von ihnen empfangenen und abgesendeten Handels- und Geschäftsbriefe revisionssicher aufzubewahren (§§ 257 HGB, 147 AO). Nachdem der Informationsaustausch im Geschäftsverkehr mittlerweile überwiegend elektronisch erfolgt, sind auch E-Mails, die der Vorbereitung, dem Abschluss und der Durchführung eines Handelsgeschäfts im Sinne von § 343 HGB dienen, zu archivieren.

Solche Handels- und Geschäftsbriefe gemäß §§ 239 Abs. 4, 257 Abs. 3 HGB können auf Datenträgern geführt werden, soweit dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht.

Das BMF-Schreiben konkretisiert die von der Finanzverwaltung vorgegebenen Anforderungen an die Ordnungsgemäßheit der IT-gestützten Buchführung. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern ist insbesondere die Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente während der Dauer der Aufbewahrungsfristen, deren Fälschungssicherheit und nachträgliche Unveränderbarkeit sowie deren Lesbarkeit und maschineller Auswertbarkeit (sog. Revisionssicherheit) zu gewährleisten. Das Schreiben enthält insbesondere auch dezidierte Anforderungen, die im Falle eines Systemwechsels (z. B. einer Abschaltung des Altsystems oder einer  Datenmigration), einer Systemänderung oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem im Hinblick auf die ordnungsgemäße Archivierung von elektronischen Dokumenten zu beachten sind.

Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 ist auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen abrufbar.

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