Abgrenzung zu Bauliefer-/Dienstleistungen

Vergabestellen versuchen teilweise leider nach wie vor, sich vergaberechtswidrig durch eine bewusste, mindestens aber fahrlässige Falscheinordnung der Leistungsgegenstände das Vergabeverfahren zu erleichtern. In krassen Fällen erfolgt dies durch eine ersichtlich unzutreffende Angabe von CPV-Codes, häufiger ist jedoch die Einordnung von Liefer- und Dienstleistungen als Bauleistungen mit dem Ziel aufgrund des eklatant höheren Schwellenwertes für Bauleistungen ein europaweites Vergabeverfahren und insbesondere den wirksamen Rechtsschutz des 4. Teils des GWB zu umgehen.

Das OLG Schleswig (OLG Schleswig, Beschluss vom 05.12.2023, 54 Verg 8 / 23) hat dazu in einer wenige Wochen alten Entscheidung (OLG Schleswig, Beschluss vom 05.12.2023, 54 Verg 8 / 23) deutliche Worte gefunden und insbesondere noch einmal die Leitlinien für eine korrekte Abgrenzung zwischen Bauleistungen einerseits und Liefer- bzw. Dienstleistungen andererseits dargestellt:

Gegenstands des Nachprüfungsverfahrens

Leistungsgegenstand des verfahrensgegenständlichen Vergabeverfahrens war der Aufbau einer prototypischen Sensor-Infrastruktur zur Datenerfassung und Weiterleitung an einen zentralen Datenspeicher. Das System sollte an insgesamt 15 Standorten installiert werden, um die Gesamtanwendung für eine mögliche anschließende Umsetzungsphase zu erproben.

Der Auftraggeber hat diesen Leistungsgegenstand als Bauleistung eingestuft. Damit lag die geschätzte Auftragssumme (260.000 €) zwar über dem Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen (215.000 €), aber unter dem Schwellenwert für die europaweite Ausschreibung von Bauleistungen (5.382.000€). Der Auftraggeber hat die Auftragsbekanntmachung daher nur national nach VOB/A vorgenommen. Auf den Nachprüfungsantrag und entsprechende Beschwerde hin hat der Vergabesenat richtigerweise eine Liefer- und Dienstleistung angenommen und den Antragsgegner verpflichtet, bei Fortdauer der Beschaffungsabsicht eine europaweite Ausschreibung nach VgV vorzunehmen.

Begründung

Ein Bauauftrag ist im § 103 Abs. 3 GWB definiert. Demnach ist ein Bauauftrag ein Vertrag über die Ausführung oder gleichzeitige Planung und Ausführung von Bauleistungen im Zusammenhang mit den in Anhang II der RL 2014/24 EU genannten Tätigkeiten oder eines Bauwerkes, das Ergebnis von Tief- oder Hochbauarbeiten ist und eine wirtschaftliche oder technische Funktion erfüllen soll, beziehungsweise nach § 1 Abs. 1 VOB/A ein Vertrag über die Ausführung oder die gleichzeitige Planung und Ausführung eines Bauvorhabens oder eines Bauwerks, das Ergebnis von Tief- oder Hochbauarbeiten ist und eine wirtschaftliche oder technische Funktion erfüllen soll. Die Begriffe Bauleistung und Bauwerk sollen dabei synonym sein.

Typengemischte Aufträge, d.h. Aufträge, die unterschiedliche Kategorien von Leistungen enthalten, sind gemäß § 110 Abs. 1 S. 1 GWB nach dem Hauptgegenstand des Auftrags einzuordnen. Das OLG Schleswig hat im konkreten Fall dazu ausgeführt:

„Die von der Antragsgegnerin ausgeschriebene Hauptleistung ist keine Bauleistung. Als Bauleistung kann allenfalls die Montage von Sensoren angesehen werden. Auch dabei dürfte eine Bauleistung aber allenfalls vorliegen, wenn der Auftragnehmer eigene Masten errichten soll, um daran Sensoren zu befestigen.  […]

Jedenfalls ist die Montage der Sensoren nicht die Hauptleistung des ausgeschriebenen Beschaffungsvorhabens. Dabei sind alle vier Lose zu betrachten, da es um ein einheitliches Vorhaben geht. Ziel ist nicht allein die Montage von Sensoren, sondern die Schaffung eines Systems aus Sensoren, die Daten erfassen und diese an die Datenplattform weiterleiten, wo sie weiterverarbeitet werden. Die bloße Montage von Sensoren wäre für die Antragsgegnerin wertlos.

Auch die Auftragnehmer der Lose 1 bis 3 haben umfangreiche Leistungen zu erbringen, die über die bloße Montage der Sensoren hinausgehen. Unter den anzubietenden Leistungen macht die Montage bloß einen Punkt aus. […]Die Bieter müssen das System planen und für eine fehlerfreie Erfassung und Weitergabe der Daten sorgen. Mit ihnen soll kein Bauvertrag, sondern ein EVB-IT Kaufvertrag abgeschlossen werden. Das zeigt, dass IT-Leistungen von der Antragsgegnerin als wesentliche angesehen wurden. Dementsprechend hat etwa die Antragstellerin (Angebot abgebildet S. 7 der Beschwerdebegründung, Bl. 7 d. A.) nicht nur die Sensoren selbst angeboten, sondern auch Software von beträchtlichem Wert. An dem Schwerpunkt der ausgeschriebenen Leistungen ändert es nichts, dass die Bieter ein Montagekonzept vorlegen mussten. Dieses befasste sich vor allem mit den vorgesehenen Befestigungen, damit diese mit den Eigentümern etwa der Masten abgestimmt werden konnten. Auch dass der Betrieb des Systems erst später starten sollte, ändert nichts daran, dass das System aus Sensoren bereits implementiert werden sollte und die Umsetzung der Show Cases erreicht werden sollte.“

Das OLG hat damit zutreffend herausgearbeitet, dass insbesondere Aufträge, die im wesentlichen IT-Leistungen umfassen als Liefer- bzw. Dienstleistung zu qualifizieren sind, auch wenn sie Montageleistungen einschließen. Im Vordergrund steht hier im Zweifel die Lieferung von Hard- und Software und zugehörige technische Installations- und Einrichtungsleistungen.

Insoweit dürfte die Entscheidung auch für andere Auftragsgegenstände anwendbar sein, die zwar zur Ausstattung von Immobilien gehören, ihrem Kern nach aber die Lieferung von IT-Systemen umfassen. Hier sind z.B. Zutrittskontroll- oder Zeiterfassungssysteme zu nennen. Auch hier wird die Montageleistung in aller Regel deutlich hinter der Datenerfassungs-, -speicherungs- und Auswertungsfunktionalität des Systems zurücktreten. Gleiches gilt auch für IT-Komponenten, wie z.B. Monitore, Displays, Whiteboards o.ä. die am Aufstellungsort nur zusätzlich z.B. an Wand oder Decke bzw. sonstigen Trägervorrichtungen montiert werden sollen, selbst wenn auch die Montage von einfachen Trägervorrichtungen zum Leistungsumfang gehört. Das OLG hat insoweit nicht einmal das Errichten ganzer Freiluftmasten unzweifelhaft („allenfalls“) als eine maßgebliche Bauleistung eingeordnet.

Neue Schwellenwerte im Vergaberecht

Am 15.11.2023 hat die Europäische Kommission die ab 01.01.2024 im Vergaberecht für europaweite Vergabeverfahren geltenden Schwellenwerte veröffentlicht. Danach gelten für die Jahre 2024/2025 folgende Schwellenwerte:

Vergabeverordnung (VgV)

Bauleistungen5.538.000 EUR
Liefer- und Dienstleistungsaufträge (obere und oberste Bundesbehörden)143.000 EUR
Liefer- und Dienstleistungen (alle übrigen öffentlichen Auftraggeber)221.000 EUR

SektVO und VSVgV

Bauleistungen5.538.000 EUR
Liefer- und Dienstleistungsaufträge443.000 EUR

Konzessionen (KonzVgV)

Konzessionen5.538.000 EUR
WEBINAR: Beschaffung von Cloud-Leistungen mit den neuen EVB-IT Cloud am 13.11.2023

Am 13. November 2023 referiert Norman Müller erneut ganztags (9-16 Uhr) zur „Beschaffung von Cloud-Leistungen mit den neuen EVB-IT Cloud“ für das Führungskräfte-Forum des Behörden-Spiegels.

Mit Beschluss vom 11. Februar 2022 hat der IT-Planungsrat die EVB-IT Cloud gebilligt und seinen Mitgliedern zur Anwendung empfohlen. Auch die Mitglieder des Bitkom-Arbeitskreises Öffentliche Aufträge haben sich für die Veröffentlichung der zwischen Öffentlicher Hand und der Verhandlungsdelegation des Bitkom abgestimmten EVB-IT Cloud ausgesprochen.

Die EVB-IT Cloud schließen als 11. Vertragstyp eine Lücke in den EVB-IT, die immer schmerzlicher wurde.

Sie sind das Ergebnis eines intensiven Verhandlungsprozesses mit der IT-Wirtschaft. Die EVB-IT Cloud enthalten eine Reihe neuer Regelungen, die unter anderem auf die Spezifika des hochstandardisierten und weitgehend globalisierten Cloudgeschäfts zurückzuführen sind, aber auch auf die technischen Herausforderungen und die damit verbundenen IT-Sicherheitsaspekte. Sie beziehen die aktuellen Anforderungen des Bundesamts für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mit ein.

Die Besonderheit der EVB-IT Cloud drückt sich aber auch darin aus, dass dazu zwei völlig neuartige Dokumente gehören, einerseits ein Kriterienkatalog zur Abbildung von Spezifika der Cloudleistungen und andererseits eine Anlage mit deren Hilfe auftragnehmerseitige AGB vergaberechtskonform einbezogen werden können.

Themenüberblick:

  • Anwendungsbereich der neuen EVB-IT Cloud
  • Besonderheiten der EVB-IT Cloud im Vergleich zu anderen EVB-IT
  • Wesentliche Punkte aus den AGB
  • Kriterienkatalog für Cloudleistungen, ein neues Werkzeug
  • Einbeziehung auftragnehmerseitiger AGB, Verwendung der entsprechenden Anlage zu den EVB-IT Cloud
  • Beschaffungen mit den neuen EVB-IT Cloud

Zur Teilnahme an diesem Webinar benötigen Sie lediglich einen Internetbrowser und Internetzugang. Es handelt sich um eine webbasierte Software, die keine Installation erfordert. Ihre Zugangsdaten sowie weitere relevante Informationen zur Teilnahme und zu den technischen Voraussetzungen erhalten Sie nach Anmeldung.

2-Tages-Webinar EVB-IT: Vertiefung und praktische Anwendung im Vergabeverfahren – 06. + 07.09.2023

Am Mittwoch und Donnerstag (jeweils 3 Stunden; 10 – 13 Uhr) folgt das Vertiefungs-Webinar zum Thema EVB-IT. Auch dieses wird von Norman Müller seit Jahren regelmäßig durchgeführt.

Die EVB-IT, die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen, sind mit Vertretern der IT-Industrie abgestimmte Vertragsbedingungen der Öffentlichen Hand, die diese zur Beschaffung von IT-Leistungen einsetzt. Die EVB-IT werden von einer Arbeitsgruppe aus Vertretern des Bundes, der Länder und von Gemeinden unter Leitung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat erstellt und dann mit einer Delegation des BITKOM verhandelt. Die bisherigen Vertragstypen konnten im Ergebnis dieser Verhandlungen stets einvernehmlich veröffentlicht werden.

Die EVB-IT haben zwischenzeitlich die Vorgängerbedingungen, namentlich die „Besonderen Vertragsbedingungen für die Beschaffung DV-technischer Anlagen und Geräte“ (BVB) fast vollständig abgelöst. Die EVB-IT selbst existieren teilweise auch bereits in der zweiten Version. So wurden seit 2015 fast alle klassischen EVB-IT erfolgreich überarbeitet und in Version 2.0 veröffentlicht.

Sowohl im Bund als auch in den Ländern ist die Anwendung der EVB-IT bzw. der noch geltenden BVB aufgrund des Haushaltsrechts verbindlich vorgegeben. Für den Bund ergibt sich dies aus der Verwaltungsvorschrift zu § 55 BHO, in den Ländern aus der jeweiligen LHO und auf kommunaler Ebene zumeist aus entsprechenden Anwendungserlassen.

Dieses Webinar ist vor allem für Praktiker gedacht, die bereits Erfahrung im Umgang mit den EVB-IT haben, über Grundlagenwissen verfügen und ihre vorhandenen Kenntnisse vertiefen möchten.

Die Teilnehmer werden nach einer kurzen Einführung mit ausgewählten EVB-IT Vertragstypen im Detail vertraut gemacht. Breiten Raum nehmen die Übungen der praktischen Verwendung der EVB-IT und deren sinnvolle Einbeziehung in das Vergabeverfahren ein. Die Teilnehmer lernen insbesondere

  • wann welche EVB-IT Anwendung finden können und welche Spielräume hier bestehen
  • den praktischen Umgang mit den EVB-IT Vertragsformularen,
  • sinnvolle Ergänzungen und Änderungen der Standardregelungen
  • die Verwendung der EVB-IT im Vergabeverfahren, z.B.
    • wie die EVB-IT und die weiteren Vergabeunterlagen im Vergabeverfahren zusammenwirken und aufeinander abgestimmt werden
    • wie Preisblätter, Leistungsbeschreibungen und Bewertungsmatrices zur Verwendung mit den EVB-IT erstellt werden sollten
  • wie typische Fehler beim Ausfüllen der Vertragsformulare, bei der Änderung bzw. beim Hinzufügen eigener Regelungen und bei der Verwendung im Vergabeverfahren vermieden werden können.

Weitere Informationen zum Inhalt des Webinars finden Sie hier.

Die Anmeldung können Sie auf der Webseite des Führungskräfte Forums des Behördenspiegels vornehmen oder klicken Sie hier.

WEBINAR EVB-IT: Einführung, Grundlagen und Überblick – 05.09.2023

Am Dienstag, den 5. September 2023 findet das Grundlagen-Webinar von Norman Müller statt, welches er seit Jahren unter anderem für das Führungskräfte Forum des Behördenspiegels durchführt.

Gegenstand des Webinars:

Die EVB-IT, die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen, sind mit Vertretern der IT-Industrie abgestimmte Vertragsbedingungen der Öffentlichen Hand, die diese zur Beschaffung von IT-Leistungen einsetzt. Die EVB-IT werden von einer Arbeitsgruppe aus Vertretern des Bundes, der Länder und von Gemeinden unter Leitung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat erstellt und dann mit einer Delegation des BITKOM verhandelt. Die bisherigen Vertragstypen konnten im Ergebnis dieser Verhandlungen stets einvernehmlich veröffentlicht werden.

Die EVB-IT haben zwischenzeitlich die Vorgängerbedingungen, namentlich die „Besonderen Vertragsbedingungen für die Beschaffung DV-technischer Anlagen und Geräte“ (BVB) fast vollständig abgelöst. Die EVB-IT selbst existieren teilweise auch bereits in der zweiten Version. So wurden seit 2015 fast alle klassischen EVB-IT erfolgreich überarbeitet und in Version 2.0 veröffentlicht.

Sowohl im Bund als auch in den Ländern ist die Anwendung der EVB-IT bzw. der noch geltenden BVB aufgrund des Haushaltsrechts verbindlich vorgegeben. Für den Bund ergibt sich dies aus der Verwaltungsvorschrift zu § 55 BHO, in den Ländern aus der jeweiligen LHO und auf kommunaler Ebene zumeist aus entsprechenden Anwendungserlassen.

Die Teilnehmenden des Webinars werden mit den Grundlagen der EVB-IT, den insoweit relevanten weiteren Vorschriften und den verschiedenen EVB-IT-Vertragstypen vertraut gemacht. Dazu werden die beliebtesten EVB-IT Vertragstypen vom Seminarleiter vorgestellt und gemeinsam erörtert. Anhand eines oder mehrerer Beispielfälle wird die praktische Verwendung der EVB-IT geübt.

Themenüberblick:

  • Einführung
  • Anwendungsbereich, Abgrenzungen, Verhältnis der EVB-IT zu VOL/B und BGB
  • Vertragscharakter, Aufbau und Struktur der EVB-IT
  • Basis-EVB-IT:
    • EVB-IT Überlassung Typ A und Pflege S
    • EVB-IT Dienstleistung
    • EVB-IT Kauf und Instandhaltung
    • EVB-IT Überlassung Typ B (bei Bedarf)
  • Kurzübersicht der komplexen EVB-IT am Beispiel der EVB-IT System
    • EVB-IT System
    • EVB-IT Systemlieferung
    • EVB-IT Erstellung
  • Praxisübung: Abbildung eines Beispielfalls in den EVB-IT

Zur Teilnahme an diesem Webinar benötigen Sie lediglich einen Internetbrowser und Internetzugang. Es handelt sich um eine webbasierte Software, die keine Installation erfordert. Ihre Zugangsdaten sowie weitere relevante Informationen zur Teilnahme und zu den technischen Voraussetzungen erhalten Sie nach Anmeldung.

Hier geht es zur Anmeldung: Führungskräfte Forum des Behördenspiegels

WEBINAR: Beschaffung von Cloud-Leistungen mit den neuen EVB-IT Cloud am 31.08.2023

Norman Müller referiert ganztags am 31. August 2023 erneut zur „Beschaffung von Cloud-Leistungen mit den neuen EVB-IT Cloud“ für das Führungskräfte-Forum des Behörden-Spiegels.

Mit Beschluss vom 11. Februar 2022 hat der IT-Planungsrat die EVB-IT Cloud gebilligt und seinen Mitgliedern zur Anwendung empfohlen. Auch die Mitglieder des Bitkom-Arbeitskreises Öffentliche Aufträge haben sich für die Veröffentlichung der zwischen Öffentlicher Hand und der Verhandlungsdelegation des Bitkom abgestimmten EVB-IT Cloud ausgesprochen.

Die EVB-IT Cloud schließen als 11. Vertragstyp eine Lücke in den EVB-IT, die immer schmerzlicher wurde.

Sie sind das Ergebnis eines intensiven Verhandlungsprozesses mit der IT-Wirtschaft. Die EVB-IT Cloud enthalten eine Reihe neuer Regelungen, die unter anderem auf die Spezifika des hochstandardisierten und weitgehend globalisierten Cloudgeschäfts zurückzuführen sind, aber auch auf die technischen Herausforderungen und die damit verbundenen IT-Sicherheitsaspekte. Sie beziehen die aktuellen Anforderungen des Bundesamts für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mit ein.

Die Besonderheit der EVB-IT Cloud drückt sich aber auch darin aus, dass dazu zwei völlig neuartige Dokumente gehören, einerseits ein Kriterienkatalog zur Abbildung von Spezifika der Cloudleistungen und andererseits eine Anlage mit deren Hilfe auftragnehmerseitige AGB vergaberechtskonform einbezogen werden können.

Themenüberblick:

  • Anwendungsbereich der neuen EVB-IT Cloud
  • Besonderheiten der EVB-IT Cloud im Vergleich zu anderen EVB-IT
  • Wesentliche Punkte aus den AGB
  • Kriterienkatalog für Cloudleistungen, ein neues Werkzeug
  • Einbeziehung auftragnehmerseitiger AGB, Verwendung der entsprechenden Anlage zu den EVB-IT Cloud
  • Beschaffungen mit den neuen EVB-IT Cloud

Zur Teilnahme an diesem Webinar benötigen Sie lediglich einen Internetbrowser und Internetzugang. Es handelt sich um eine webbasierte Software, die keine Installation erfordert. Ihre Zugangsdaten sowie weitere relevante Informationen zur Teilnahme und zu den technischen Voraussetzungen erhalten Sie nach Anmeldung.

Aktuelles zur Bewertung von Konzepten im Vergabeverfahren

Die Abfrage von Konzepten im Vergabeverfahren bietet die Möglichkeit, Aspekte der Qualität und Innovationsfähigkeit besser berücksichtigen zu können, wenn die Wirtschaftlichkeit nicht allein anhand konkreter Leistungsmerkmale und des Preises beurteilt werden kann oder soll. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn bestimmte Aspekte der Leistung einen hohen Grad an Fachkunde und Kreativität des Bieters und/oder eine intensive Auseinandersetzung mit konkreten Besonderheiten des Auftraggebers erfordert (z.B. bei der Ausschreibung eines komplexen und auf die individuellen Kundenbedürfnisse anzupassenden IT-Fachverfahrens).

Die Gestaltung von Konzeptkriterien sowie die Bewertung eingereichter Konzepte der Bieter gehören jedoch zu den schwierigeren Aufgaben bei der Vorbereitung und Durchführung umfangreicher Vergabeverfahren. Eine aktuelle Entscheidung der Vergabekammer Westfalen (Beschluss vom 01.02.2023 – VK 1-49/22) verdeutlicht, dass insbesondere eine in sich schlüssige und transparente Methodik und Dokumentation bei der Bewertung von Konzepten unabdingbar ist.

Der Beschluss der Vergabekammer Westfalen vom 01.02.2023 – VK 1-49/22

Die Vergabekammer Westfalen hatte über einen Nachprüfungsantrag eines Bieters zu entscheiden, der mit der Bewertung seines Konzepts zur Betreuung und Beratung von Flüchtlingen nicht einverstanden war. Die Auftraggeberin, eine nordrhein-westfälische Universitätsstadt, hatte Beratungs- und Betreuungsdienstleistungen im Zusammenhang mit Flüchtlingen ausgeschrieben. Dabei sollten Bieter u.a. ein „Konzept zur Betreuung und Beratung“ einreichen.

Zur Bewertung des Konzepts wurde mit den Vergabeunterlagen ein abgestufter Erwartungshorizont veröffentlicht. Maßgeblich war danach, ob die Ausführungen des Bieters nachvollziehbar sind und „inhaltlich mit Blick auf die beschriebene Zielsetzung eine zuverlässige und kompetente Betreuung und Beratung der zugewanderten Menschen in jeder Hinsicht erwarten lassen“.

Der Antragsteller hatte im Gegensatz zum erstplatzierten Bieter (dem Beigeladenen) nicht die volle Punktzahl für das eingereichte Konzept erhalten. Der Antragsteller war der Auffassung, dass sein Konzept nicht nachvollziehbar bewertet worden sei und dass die Auftraggeberin gegen das Transparenzgebot verstoßen habe. Er beantragte daher die Aufhebung des Zuschlagsbeschlusses und die Neubewertung seines Konzepts.

Die Vergabekammer wies den Antrag zurück. Allerdings seien nicht alle Bewertungsaspekte in einer den Anforderungen des § 8 VgV genügenden Form vollständig in der Vergabeakte dokumentiert worden. Sowohl bei den Konzepten des Antragsstellers als auch der Beigeladenen erlaube die Dokumentation der Bewertung durch die Antragsgegnerin keine Überprüfung der vorgenommenen Bewertung für bestimmte Konzeptteile. Weder das Bewertungsprotokoll noch die im Verfahren ergänzten Erwägungen würden durchgehend nachvollziehbar erkennen lassen, welche Vor- und Nachteile der einzelnen Angebote die Antragsgegnerin gegenübergestellt habe.

Diese Mängel seien aber letztlich nicht ausschlaggebend, da der Antragsteller nicht in eine realistische Zuschlagsnähe käme. Im Übrigen sei die Bewertung vertretbar, in sich konsistent und nachvollziehbar anhand der aufgestellten Bewertungskriterien bewertet worden.

Bedeutung der Entscheidung für Vergabestellen

Auch wenn die Entscheidung hier zugunsten der öffentlichen Auftraggeberin ausgefallen ist, verdeutlicht sie die Bedeutung einer in sich schlüssigen und transparenten Methodik und Dokumentation bei der Bewertung von Konzepten. Insbesondere die festgestellten Dokumentationsmängel hinsichtlich einzelner Bewertungsaspekte hätten bei einem engeren Abstand zwischen den beteiligten Bietern zu einer Aufhebung des Vergabeverfahrens durch die Vergabekammer führen können.

Bereits in der Vorbereitung einer Ausschreibung sollten daher hinsichtlich ggf. geforderter Bieterkonzepte frühzeitig Überlegungen zu den folgenden Aspekten erfolgen:

Welche inhaltlichen Aspekte sollen in den Konzepten jeweils aufgegriffen werden?

Zwar müssen und sollten den Bietern nicht sämtliche inhaltlichen Einzelheiten eines Konzepts vorgegeben werden. Im Rahmen der Konzepte sollen im Regelfall gerade auch die Kreativität des Bieters und die Fähigkeit zur Schwerpunktsetzung unter Berücksichtigung der konkreten Maßgaben der Leistungsbeschreibung bewertet werden. Allerdings ist für eine Vergleichbarkeit der eingereichten Konzepte und für eine Transparenz der Bewertung erforderlich, dass die wesentlichen zu betrachtenden Fragen klar aus den Vergabeunterlagen hervorgehen. Dabei kann und sollte auch auf weitere Inhalte Leistungsbeschreibung Bezug genommen werden.

Welche Aspekte sollen für die Bewertung der Konzepte heranzogen werden?

Im Hinblick auf die Bewertung des Konzepts hat der Auftraggeber einen weiten Beurteilungsspielraum. Nach der Rechtsprechung kann grundsätzlich sogar auf eine konkrete Darstellung von Bewertungsaspekten insgesamt verzichtet werden und z.B. anhand von Schulnoten bewertet werden. Dies führt aber umgekehrt zu deutlich höheren Anforderungen hinsichtlich der Dokumentation der eigentlichen Bewertungsentscheidungen (s.u.).

Um die vergaberechtliche Angreifbarkeit der Wertungsentscheidungen zu reduzieren und die Bewertung transparenter zu gestalten, sollten u.E. im Regelfall bereits in den Vergabeunterlagen bestimmte inhaltliche Qualitätsmerkmale definiert werden, die für die Bewertung der Konzepte ausschlaggebend sind. Dies hat auch den praktischen Vorteil, dass Bieter mit Rügen hinsichtlich der Bewertungsmethodik und der konkreten Qualitätsmerkmale selbst im späteren Verfahren präkludiert sind, da diese Aspekte bereits innerhalb der Rügefrist nach § 160 Abs. 3 GWB, d.h. im Regelfall bereits kurz nach Veröffentlichung der Unterlagen gerügt werden müssten.

Möglich und in der Praxis verbreitet ist etwa die Bereitstellung eines Erwartungshorizonts mit bestimmten qualitativen Mindestanforderungen je Notenstufe bzw. Punktespanne (z.B. 0 – 3 Punkte, 4 – 7 Punkte, 8 – 10 Punkte). Die Bewertungsaspekte sollten allerdings einen hinreichenden Bewertungsspielraum des Auftraggebers beibehalten. Insbesondere sollte vermieden werden, die Bewertung lediglich daran zu knüpfen, dass bestimmte Aspekte in dem Konzept enthalten sind. Eine echte qualitative Differenzierung ist in diesem Fall kaum noch möglich.

Bei der späteren Auswertung der Angebote ist im Hinblick auf die eingereichten Konzepte insbesondere folgendes zu beachten:

  • Die tatsächliche Bewertung muss sich eng an der in den Vergabeunterlagen festgelegten Methodik orientieren. Insbesondere müssen die Bewertungsentscheidungen auf Basis der veröffentlichen Bewertungsmaßstäbe erfolgen. Für die Bieter dürfen die für die Wertung herangezogenen Aspekte im Hinblick auf das Transparenzgebot nicht überraschend sein.
  • Auch im Übrigen muss die Begründung der Bewertung in einem sachlichen Zusammenhang zum konkreten Leistungsgegenstand stehen. Liegen objektiv sachfremde Erwägungen der Wertungsentscheidung zugrunde, ist der Beurteilungsspielraums des Auftraggebers überschritten.
  • Die Entscheidung der VK Westfalen verdeutlicht zudem, dass im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens sämtliche Aspekte, die zu einer Auf- oder Abwertung des Konzepts geführt haben, nachvollziehbar aus der Vergabeakte hervorgehen müssen. Dies gilt umso mehr, je weniger konkret die Bewertungsmaßstäbe in den Vergabeunterlagen dargelegt wurde. Die Erwägungen können zwar im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens noch ergänzt werden, eine gänzlich unzureichende oder nicht nachvollziehbare Dokumentation lässt sich aber in diesem Stadium nicht mehr heilen.
  • Inhaltlich ist zudem erforderlich, dass die eingereichten Konzepte auch zueinander ins Verhältnis gesetzt werden. Die Bewertung eines Konzepts erfolgt nie rein isoliert, sondern auch unter Berücksichtigung der Vor- und Nachteile gegenüber den anderen eingereichten Konzepten. Im Hinblick auf das Gleichbehandlungsgebot ist zudem entscheidend, dass Aspekte, die bei dem Konzept eines Bieters zur Auf- oder Abwertung geführt haben, auch gleichermaßen bei der Bewertung der weiteren Konzepte berücksichtigt werden.

Bei Berücksichtigung dieser Maßgaben kann die Abfrage von Konzepten insbesondere bei komplexen Ausschreibungsgegenständen ein entscheidendes Mittel sein, um die inhaltliche Qualität der Angebote besser einschätzen und bewerten zu können und so „die Spreu vom Weizen zu trennen“.

Webinar – Beschaffung von Cloud-Leistungen mit den neuen EVB-IT Cloud – 27.09.2022

Norman Müller referiert am 27.09.2022 erneut zur „Beschaffung von Cloud-Leistungen mit den neuen EVB-IT Cloud“ für das Führungskräfte-Forum des Behörden-Spiegels.

Mit Beschluss vom 11. Februar 2022 hat der IT-Planungsrat die EVB-IT Cloud gebilligt und seinen Mitgliedern zur Anwendung empfohlen. Auch die Mitglieder des Bitkom-Arbeitskreises Öffentliche Aufträge haben sich für die Veröffentlichung der zwischen Öffentlicher Hand und der Verhandlungsdelegation des Bitkom abgestimmten EVB-IT Cloud ausgesprochen.

Die EVB-IT Cloud schließen als 11. Vertragstyp eine Lücke in den EVB-IT, die immer schmerzlicher wurde. Sie sind das Ergebnis eines intensiven Verhandlungsprozesses mit der IT-Wirtschaft. Die EVB-IT Cloud enthalten eine Reihe neuer Regelungen, die unter anderem auf die Spezifika des hochstandardisierten und weitgehend globalisierten Cloudgeschäfts zurückzuführen sind, aber auch auf die technischen Herausforderungen und die damit verbundenen IT-Sicherheitsaspekte. Sie beziehen die aktuellen Anforderungen des Bundesamts für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mit ein.

Die Besonderheit der EVB-IT Cloud drückt sich aber auch darin aus, dass dazu zwei völlig neuartige Dokumente gehören, einerseits ein Kriterienkatalog zur Abbildung von Spezifika der Cloudleistungen und andererseits eine Anlage mit deren Hilfe auftragnehmerseitige AGB vergaberechtskonform einbezogen werden können.

Themenüberblick:

  • Anwendungsbereich der neuen EVB-IT Cloud
  • Besonderheiten der EVB-IT Cloud im Vergleich zu anderen EVB-IT
  • Wesentliche Punkte aus den AGB
  • Kriterienkatalog für Cloudleistungen, ein neues Werkzeug
  • Einbeziehung auftragnehmerseitiger AGB, Verwendung der entsprechenden Anlage zu den EVB_IT Cloud
  • Beschaffungen mit den neuen EVB-IT Cloud

weitere Webinar-Termine in 2022: 29.11.2022

Hinweise zur Anmeldung finden sie hier.

Webinar – Beschaffung von Cloud-Leistungen mit den neuen EVB-IT Cloud – 16.05.2022

Aufgrund sehr hoher Nachfrage referiert Rechtsanwalt Norman Müller am 16. Mai 2022 noch einmal zur „Beschaffung von Cloud-Leistungen mit den neuen EVB-IT Cloud“ für das Führungskräfte-Forum des Behörden-Spiegels.

Mit Beschluss vom 11. Februar 2022 hat der IT-Planungsrat die EVB-IT Cloud gebilligt und seinen Mitgliedern zur Anwendung empfohlen. Auch die Mitglieder des Bitkom-Arbeitskreises Öffentliche Aufträge haben sich für die Veröffentlichung der zwischen Öffentlicher Hand und der Verhandlungsdelegation des Bitkom abgestimmten EVB-IT Cloud ausgesprochen.

Die EVB-IT Cloud schließen als 11. Vertragstyp eine Lücke in den EVB-IT, die immer schmerzlicher wurde. Sie sind das Ergebnis eines intensiven Verhandlungsprozesses mit der IT-Wirtschaft. Die EVB-IT Cloud enthalten eine Reihe neuer Regelungen, die unter anderem auf die Spezifika des hochstandardisierten und weitgehend globalisierten Cloudgeschäfts zurückzuführen sind, aber auch auf die technischen Herausforderungen und die damit verbundenen IT-Sicherheitsaspekte. Sie beziehen die aktuellen Anforderungen des Bundesamts für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mit ein.

Die Besonderheit der EVB-IT Cloud drückt sich aber auch darin aus, dass dazu zwei völlig neuartige Dokumente gehören, einerseits ein Kriterienkatalog zur Abbildung von Spezifika der Cloudleistungen und andererseits eine Anlage mit deren Hilfe auftragnehmerseitige AGB vergaberechtskonform einbezogen werden können.

Themenüberblick:

  • Anwendungsbereich der neuen EVB-IT Cloud
  • Besonderheiten der EVB-IT Cloud im Vergleich zu anderen EVB-IT
  • Wesentliche Punkte aus den AGB
  • Kriterienkatalog für Cloudleistungen, ein neues Werkzeug
  • Einbeziehung auftragnehmerseitiger AGB, Verwendung der entsprechenden Anlage zu den EVB_IT Cloud
  • Beschaffungen mit den neuen EVB-IT Cloud

weitere Webinar-Termine in 2022: 27.09.2022 und 29.11.2022

Hinweise zur Anmeldung finden sie hier.

WEBINAR EVB-IT: Vertiefung und praktische Anwendung im Vergabeverfahren – 26.04.2022

Seit etlichen Jahren referiert Rechtsanwalt Norman Müller zu verschiedenen Themengebieten rund um die „EVB-IT“ für das Führungskräfte-Forum des Behörden-Spiegels.

Dieses Webinar ist vor allem für Praktiker gedacht, die bereits Erfahrung im Umgang mit den EVB-IT haben, über Grundlagenwissen verfügen und ihre vorhandenen Kenntnisse vertiefen möchten.

Die Teilnehmer werden nach einer kurzen Einführung mit ausgewählten EVB-IT Vertragstypen im Detail vertraut gemacht. Breiten Raum nehmen die Übungen der praktischen Verwendung der EVB-IT und deren sinnvolle Einbeziehung in das Vergabeverfahren ein. Die Teilnehmer lernen insbesondere

  • wann welche EVB-IT Anwendung finden können und welche Spielräume hier bestehen
  • den praktischen Umgang mit den EVB-IT Vertragsformularen,
  • sinnvolle Ergänzungen und Änderungen der Standardregelungen
  • die Verwendung der EVB-IT im Vergabeverfahren, z. B.
    • wie die EVB-IT und die weiteren Vergabeunterlagen im Vergabeverfahren zusammenwirken und aufeinander abgestimmt werden
    • wie Preisblätter, Leistungsbeschreibungen und Bewertungsmatrices zur Verwendung mit den EVB-IT erstellt werden sollten
  • wie typische Fehler beim Ausfüllen der Vertragsformulare, bei der Änderung bzw. beim Hinzufügen eigener Regelungen und bei der Verwendung im Vergabeverfahren vermieden werden können.

Hinweise zur Anmeldung und zum Ablauf des Webinars finden Sie hier.