Für die Gründung einer GmbH und Eintragungen in das Handels- oder Vereinsregister soll man künftig nicht mehr persönlich beim Notar erscheinen müssen. Ein Gesetzentwurf, den das Bundeskabinett am 10.02.2021 in Umsetzung der europäischen Digitalisierungsrichtlinie gebilligt hat, sieht für solche Vorgänge die Möglichkeit eines Online-Verfahrens vor. Notare müssen dafür über ein Videokommunikationssystem verfügen, mit dem sie auch Dokumente wie einen elektronischen Personalausweis auslesen können.
Der Gesetzentwurf, der noch die Zustimmung des Bundestags benötigt, sieht eine Reihe von Neuregelungen vor, um die Gründung von Gesellschaften und Niederlassungen innerhalb der EU durch den Einsatz digitaler Instrumente und Verfahren zu erleichtern. Die Richtlinie lässt es den nationalen Gesetzgebern offen, die Online-Gründung nur für GmbHs und UGs umzusetzen. Von dieser Einschränkung hat der deutsche Gesetzgeber Gebrauch gemacht, so dass weder Personengesellschaften noch Aktiengesellschaften von der neuen Regelung erfasst werden. Die Möglichkeit der Online-Gründung ist zudem auf Bargründungen beschränkt, für Sachgründungen ist sie nicht zulässig.
Gründer einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) müssen nach der Neuregelung künftig nicht mehr persönlich bei einem Notar erscheinen. Die Bundesnotarkammer wird zu diesem Zweck ein Videokommunikationssystem betreiben, auf das die Notare Zugriff haben und über das sich der Notar mit den Beteiligten virtuell treffen kann. Die Beteiligten werden dabei mittels eines elektronischen Identitätsnachweises ihres Personalausweises identifiziert, wozu es eines Kartenlesers bedarf, der zur Teilnahme an der Videokonferenz an das Endgerät angeschlossen wird. Die Gründungsurkunde wird in dieser Videokonferenz verlesen und beurkundet sowie von den Beteiligten elektronisch signiert. Dafür ist eine Signaturkarte notwendig, die die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt.
Die für Registeranmeldungen erforderliche notarielle Beglaubigung der Unterschrift des Anmelders wird künftig dadurch vereinfacht, dass sie mittels Videokommunikation möglich sein soll. Ein persönliches Erscheinen des Anmeldenden beim Notar ist somit nicht mehr erforderlich. Die mittels Videokommunikation erstellten Urkunden können vom Notar online beim Register eingereicht werden.
Diese Online-Beglaubigung von Registeranmeldungen ist im Gegensatz zur Online-Gründung nicht nur bei der GmbH oder UG (haftungsbeschränkt), sondern auch bei anderen Kapitalgesellschaften möglich. Für Personengesellschaften ist eine entsprechende Regelung im Gesetzentwurf allerdings nicht vorgesehen.
Urkunden und Informationen müssen ferner künftig nicht mehr in einem separaten Amtsblatt oder Portal offengelegt werden. So bedarf es nur noch der Eintragung im jeweiligen Register, in dem die Informationen dann erstmalig online zum Abruf bereitgestellt werden. Dies gilt auch für Rechnungslegungsunterlagen. Jahresabschlüsse von Unternehmen sollen nur noch in das Unternehmensregister eingestellt und dadurch offengelegt werden. Eine separate Publizität in Bundesanzeiger und Unternehmensregistern ist entbehrlich. Darüber hinaus wird entsprechend der Vorgabe der EU-Richtlinie künftig der Abruf von Informationen aus den Registern kostenlos möglich sein.
Wie praktikabel sich das Online-Verfahren letztlich erweisen wird, wird maßgeblich von der Benutzerfreundlichkeit des Videokommunikationssystems abhängen, das von der Bundesnotarkammer zu betreiben ist. Eine Hürde für alle, die nicht öfters Gesellschaften gründen oder Handelsregisteranmeldungen vornehmen, dürfte vor allem die qualifizierte elektronische Signatur darstellen, die einer bestimmten Ausstattung bedarf.
