Mit einiger Verspätung wird die EU-Whistleblower-Richtlinie nun auch in Deutschland umgesetzt, nachdem nach einer weiteren Runde durch den Bundestag das überarbeitete Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) am 02.07.2023 in Kraft treten wird. Betroffen sind zunächst Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten, für die es keine weiteren Übergangsfristen gibt. Für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten gelten die neuen Regelungen dann ab dem 17.12.2023. Nach § 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 HinSchG gilt die Verpflichtung auch für öffentliche Stellen und auch Unternehmen, die nicht von der gesetzlichen Verpflichtung betroffen sind, sollten über die Einrichtung einer Meldestelle nachdenken, da diese natürlich auch eine Alternative zu Meldungen an öffentliche Stellen darstellen kann.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Hinweisgeber. Dies sind Personen, “die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen“. Des Weiteren werden “Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind“.
Betroffene Unternehmen müssen eine interne Meldestelle einrichten, die mündliche oder schriftliche Meldungen ermöglicht. Personen, die Meldungen entgegennehmen und bearbeiten, müssen unabhängig sein und über die erforderliche Fachkunde verfügen. Da diese Anforderungen gerade für kleinere Unternehmen oft nicht leicht umzusetzen sind, können sich Unternehmen eines Ombudsmanns bedienen, also beispielsweise einen Rechtsanwalt mit der Einrichtung und dem Betrieb einer Meldestelle beauftragen.
TCI Rechtsanwälte unterstützt daher Unternehmen bei der Einrichtung eines Whistleblower-Systems und diese können die interne Meldestelle an uns delegieren. Wir kümmern uns dann um die Entgegennahme und fristgerechte Bearbeitung der Meldungen. Im Rahmen unseres Angebotes stellen wir Unternehmen auch Mustertexte zur Information der Mitarbeitenden über die Meldestelle und weitere Pflichtinformationen nach HinSchG und DSGVO sowie eine Musterdokumentation für das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO zur Verfügung.
Gerne zeigen wir Ihnen anhand einer Demoversion, wie diese einfache und intuitive Lösung in Zusammenarbeit mit Whistleblower Software funktioniert. Im Fokus unserer Lösung stehen Benutzerfreundlichkeit, höchste Sicherheit und Konformität mit dem Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland sowie DSGVO-Konformität. Die Lösung ist mehrsprachig, so dass auch internationale Unternehmensteile abgebildet werden können. Den Link zu unserem eigenen System finden Sie hier.
Bei Interesse nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
Mit der EU-Whistleblower-Richtline EU 2019/1937 vom 23.10.2019 verpflichteten sich die Mitgliedsstaaten Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern* vorzuschreiben, eine Hinweisgeberstelle für Rechtsverstöße im Unternehmen einzurichten. Ab dem 17.12.2023 soll die Verpflichtung auch auf kleinere Unternehmen, mit mehr als 50 Mitarbeitern, erweitert werden.
Die Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht sollte bis zum 17.12.2021 erfolgen. Diese Frist wurde allerdings vom deutschen Gesetzgeber verpasst, u. a., weil keine Einigung über den Umfang der zu meldenden Verstöße herrschte. Wegen fehlender Umsetzungen leitete die Europäische Kommission anschließend gegen Deutschland sowie gegen 25 weitere Mitgliedsstaaten Vertragsverletzungsverfahren ein. Die fehlenden Umsetzungen erzeugen nun eine gewisse Rechtsunsicherheit für Unternehmen.
Inhalt der Whistleblower-Richtlinie
Die Richtlinie sieht vor, dass Mitarbeiter bei den einzurichtenden Hinweisgeberstellen anonym melden können, wenn sie im Unternehmen Verstöße gegen EU-Recht empfinden. Hierdurch sollen Rechtsverstöße besser aufgedeckt und unterbunden werden und die Möglichkeiten der Rechtsdurchsetzung für die Betroffenen verbessert werden.
Eine weitergehende Verpflichtung kann die Europäische Union mangels Gesetzgebungskompetenz nicht vorschreiben. Den Mitgliedsstaaten soll es aber freistehen, die Hinweisgeberstellen auch auf Verstöße gegen nationales Recht zu erweitern.
Die neue Bundesregierung kündigte an, die Richtlinie im ersten Quartal 2022 durch den Erlass eines „Hinweisgeberschutzgesetzes“ (HinSchG) umsetzen zu wollen. Dabei sollen Mitarbeiter tatsächlich die Möglichkeit erhalten, nicht nur empfundene Verstöße gegen EU-Recht, sondern auch gegen deutsches Recht oder sonstiges erhebliches Fehlverhalten melden zu können.
Da Hinweisgeber sich beim Bekanntwerden von Meldungen innerhalb ihres Unternehmens unbeliebt machen könnten, sieht die Whistleblower-Richtlinie in Art. 19, 20 und 21 einen Schutz vor Repressalien wie Kündigungen oder Versetzungen vor. Auch diese Schutzmaßnahmen sollen im „HinSchG“ wohl inhaltlich noch erweitert werden.
Weder die Details der geplanten Ausgestaltung dieses Schutzes und hierdurch entstehender zusätzlicher Pflichten eines Arbeitgebers noch die weitere Ausgestaltung der deutschen Umsetzung sind jedoch bisher bekannt. Etwa ob innerhalb eines Konzerns eine zentrale Hinweisgeberstelle für die Mitarbeiter sämtlicher Gesellschaften ausreicht oder jede Gesellschaft eine eigene Stelle einrichten muss.
Folgen der fehlenden Umsetzung
Da Deutschland die Frist zur Umsetzung und Ausgestaltung der Richtlinie in deutsches Recht verpasst hat, stellt sich für Unternehmen hierzulande nun die Frage, ob sie nun dennoch verpflichtet sind, bereits jetzt eine Hinweisgeberstelle einzurichten, was entweder intern oder auch extern erfolgen kann.
Prinzipiell kann eine nicht umgesetzte EU-Richtlinie nach dem Ende der Umsetzungsfrist selbst eine unmittelbare Wirkung entfalten. Dafür muss die Richtlinie von der EU so genau bestimmt worden sein, dass die Handlungspflicht bereits eindeutig ist. Sie darf auch nicht von zusätzlichen Bedingungen abhängig sein oder zu ihrer Anwendung weitere Rechtsvorschriften bedürfen. All diese Bedingungen dürften bei der EU-Whistleblower-Richtline vorliegen.
Dennoch kann sich ein Bürger nur gegenüber dem Staat auf die nicht umgesetzte Richtlinie berufen, nicht jedoch gegenüber anderen Privatpersonen. Momentan kann sich ein Arbeitnehmer also beispielsweise noch nicht auf den erweiterten Kündigungsschutz berufen, sodass Unternehmen durch die fehlende Umsetzung keine negativen Konsequenzen entstehen. Zugleich müssen staatliche Organisationen aber bereits jetzt eine Hinweisgeberstelle einrichten, bei der Verstöße gegen EU-Recht gemeldet werden können.
Fazit
Momentan sind Unternehmen noch nicht verpflichtet, Hinweisgeberstellen vorzuhalten. Zudem ist die Ausgestaltung des geplanten Hinweisgeberschutzgesetzes noch unklar. Dennoch ist es für Unternehmen sinnvoll, gerade in Konzernstrukturen, die Einrichtung entsprechender Stellen bereits jetzt vorzubereiten, da diese aufwändig und zeitintensiv sein könnte. Bei der Einrichtung einer Hinweisgeberstelle sind u. a. auch datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen zu schaffen, z. B. eine sichere Möglichkeit der Kommunikation mit der Hinweisgeberstelle. Im Einzelfall ist zudem eine sog. Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO durchzuführen, die grundsätzlich erforderlich ist bei einer Form der Verarbeitung, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Wenn man berücksichtigt, dass über die Hinweisgeberstelle ggf. Daten über potenziell strafrechtlich relevantes Verhalten verarbeitet werden und für den Hinweisgeber zudem das greifbare Risiko besteht, dass seine Anonymität nicht geschützt wird, dann erscheint eine Datenschutz-Folgenabschätzung somit notwendig, ebenso wie eine Abstimmung mit dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
*Aus Gründen der vereinfachten Lesbarkeit wird lediglich die grammatikalisch männliche Form genannt, gemeint sind jedoch Beschäftigte jeder Geschlechteridentität.
