Microsoft 365 und kein Ende

Der „Dauerbrenner“ Microsoft 365 beschäftigt nach wie vor die Datenschutz-Aufsichtsbehörden. Nun hat sich der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDPS) zu Wort gemeldet, der als unabhängige Aufsichtsbehörde für die Organe und Einrichtungen der EU zuständig ist.

Mit einer Entscheidung vom 11. März 2024 (https://www.edps.europa.eu/press-publications/press-news/press-releases/2024/european-commissions-use-microsoft-365-infringes-data-protection-law-eu-institutions-and-bodies_en) hat der EDPS der EU-Kommission angewiesen, bis zum 9. Dezember 2024

• alle Datenflüsse, die sich aus der Nutzung von Microsoft 365 an Microsoft und an seine verbundenen Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter in Ländern außerhalb der EU/des EWR ergeben und die nicht unter einen Angemessenheitsbeschluss fallen, auszusetzen und
• die Verarbeitungsvorgänge, die sich aus der Verwendung von Microsoft 365 ergeben, mit der Verordnung (EU) 2018/1725 in Einklang zu bringen.

Die Entscheidung des EDPS stellt nicht auf die DSGVO, sondern auf die Verordnung 2018/1725 ab. Dabei handelt es sich um das Datenschutzrecht für Organe und Einrichtungen der EU. Die Verordnung entspricht jedoch inhaltlich weitgehend der DSGVO.

Nach der Meinung des EDPS hat die Kommission nicht ausreichend geprüft und vereinbart, welche personenbezogenen Daten von Microsoft zu welchen Zwecken verarbeitet und an Subunternehmer übermittelt werden.

Der Kommission wurde insbesondere aufgegeben,

• ein „Transfer-Mapping“ durchzuführen, in dem ermittelt wird, welche personenbezogenen Daten an welche Empfänger in welchen Drittländern, zu welchen Zwecken und vorbehaltlich welcher Garantien erfolgen. Dies soll auch Weiterübermittlung (onward transfers) beinhalten, d.h. die gesamte, von Microsoft eingesetzte Subunternehmer-Kette:

„appraise […] what personal data will be transferred to which recipients in which third countries and for which purposes, thereby […] obtaining the minimum information necessary to determine whether any supplementary measures are required to ensure the essentially equivalent level of protection […]”

Die Datenübermittlung an Subunternehmer in Drittländer ohne angemessenes Schutzniveau ist zu unterlassen.

• ausdrücklich festzulegen, welche Daten zu welchen Zwecken von Microsoft verarbeitet werden und dabei den Zweckbindungsgrundsatz zu berücksichtigen:

„sufficiently determine the types of personal data collected under the […] agreement concluded with Microsoft […] in relation to each of the purposes of the processing so as to allow those purposes to be specified and explicit; ensure that the purposes for which Microsoft is permitted to collect personal data [….] are specified and explicit; provide sufficiently clear documented instructions for the processing […]”.

Es muss transparent geregelt werden, welche Daten zu welchen Zwecken vereinbart werden. Diese Verarbeitungen müssen natürlich rechtmäßig sein. Insbesondere soll durch klare und detaillierte Regelungen sichergestellt werden, dass die Daten von Microsoft wirklich nur im Auftrag der Kommission genutzt werden.

Die Kritikpunkte des EDPS entsprechen dabei zum Teil der Kritik der deutschen Aufsichtsbehörden, die zuletzt in der „Bewertung der aktuellen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ vom 2.11.2022 veröffentlicht wurde (https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/dskb/2022_24_11_festlegung_MS365_abschlussbericht.pdf). Es bleibt abzuwarten, welche praktischen Konsequenzen die Entscheidung des EDPS für deutsche Unternehmen haben wird und ob die deutschen Aufsichtsbehörden die Entscheidung zum Anlass nehmen werden, ihre eigene Prüfungspraxis zu verschärfen.